Mise à jour : 28 juillet 2024
Dans le monde des associations et des ONG, une gestion efficace des membres (ainsi que des bénévoles) est cruciale pour le succès et la pérennité de vos activités.
Notion, avec sa flexibilité et ses nombreuses fonctionnalités, s'avère être un outil idéal pour centraliser et organiser toutes les informations liées à vos membres. Voici comment vous pouvez utiliser Notion pour optimiser la gestion de votre association.
Pourquoi utiliser Notion pour gérer vos membres ?
- Vous pouvez créer une base de données personnalisée pour vos membres, incluant leurs coordonnées, leurs rôles, leurs disponibilités ou encore leurs compétences.
- Toute votre équipe peut accéder aux informations synchronisées, mettre à jour les données et collaborer efficacement. Fini les échanges interminables de courriels et les fichiers Excel décentralisés !
- Notion offre une grande flexibilité dans la structuration de vos pages et bases de données. Vous pouvez créer des vues personnalisées, des tableaux Kanban, des calendriers et bien plus encore, selon vos besoins spécifiques.
5 étapes pour gérer les membres de votre association avec Notion
1️⃣ Créer une base de données “Membres”
Commencez par créer une nouvelle base de données dans Notion. Vous pouvez ajouter des propriétés pour les informations essentielles comme le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, le rôle, la date d'adhésion, les compétences spécifiques et la disponibilité.
Vous trouverez un chapitre complet sur les bases de données dans les références de Notion, en suivant le lien ci-dessous.
2️⃣ Organiser les membres par catégories
Utilisez les propriétés de Notion pour catégoriser vos membres. Par exemple, vous pouvez créer des catégories pour les membres actifs, les bénévoles ponctuels, les membres du conseil d'administration, etc. Cela vous permettra de filtrer et de rechercher facilement des informations spécifiques.
3️⃣ Planifier et gérer les activités
Utilisez les fonctionnalités de calendrier et de tableau Kanban de Notion pour planifier et suivre les activités et les projets de votre association. Si vous ajoutez certains membres en tant qu’utilisateur Notion, vous pouvez assigner des tâches spécifiques à vos membres, définir des échéances et suivre la progression de chaque tâche.
4️⃣ Suivi des présences et des participations
Créez des bases de données pour suivre la participation de vos membres et bénévoles aux différentes activités et réunions. Cela vous aidera à identifier les membres les plus actifs et à adapter vos stratégies d'engagement en conséquence.
- Une base de données “Activités”
- Une base de données “Conseils d’administration”
- Une base de données “Réunions”
5️⃣ Communication centralisée
Utilisez Notion pour centraliser la communication avec vos membres et bénévoles. Vous pouvez créer des pages pour partager des annonces, des compte-rendus de réunions, des documents importants et des liens utiles. Tous les membres de votre équipe peuvent accéder à ces informations en un seul endroit, ce qui améliore la transparence et la collaboration.
Publiez un formulaire pour rejoindre l’association
L'un des aspects essentiels de la gestion des membres d'une association est de faciliter leur adhésion. Avec Tally, vous pouvez créer facilement un formulaire d'adhésion et l'intégrer directement sur le site web de votre association. Voici comment procéder !
1️⃣ Créer le formulaire d'adhésion avec Tally
- Accédez à Tally : Rendez-vous sur Tally.so et connectez-vous à votre compte. Si vous n'avez pas encore de compte, inscrivez-vous gratuitement.
- Créer un nouveau formulaire : Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau formulaire. Vous pouvez utiliser un template existant ou partir d'une page vierge.
- Ajouter des champs de formulaire : Ajoutez les champs nécessaires pour collecter les informations de vos nouveaux membres. Les champs courants incluent :
- Nom complet
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Adresse postale
- Rôle souhaité (membre actif, bénévole, etc.)
- Disponibilités
- Compétences spécifiques
- Personnaliser le formulaire : Ajoutez votre logo, choisissez les couleurs et les polices qui correspondent à l'identité visuelle de votre association. Assurez-vous que le formulaire est accueillant et facile à remplir.
- Configurer les notifications : Configurez les notifications pour recevoir des alertes par e-mail chaque fois qu'un nouveau formulaire est soumis. Cela vous permettra de suivre les nouvelles adhésions en temps réel.
2️⃣ Intégrer le formulaire Tally sur votre site web
- Obtenir le code d'intégration : Une fois votre formulaire terminé, cliquez sur
Sharedans Tally. Vous verrez une option pour intégrer le formulaire en modeEmbed. Copiez le code d'intégration HTML fourni en cliquant surGet the code.
- Insérez le code JavaScript sur votre site web : Connectez-vous sur votre interface Super et ajoutez le code JavaScript (numéro 2 sur la copie d’écran ci-dessus) dans la section
<Head>de votre site web. - Intégrez le formulaire sur la page Notion correspondante : Dans l’éditeur de page Notion, ajoutez un nouveau bloc de type Intégration à l’endroit où vous souhaitez placer le formulaire. Collez le code d’intégration HTML de Tally (numéro 1 sur la copie d’écran ci-dessus) pour activer l’intégration.
- Publier les modifications : Enregistrez et publiez les modifications apportées à votre site web. Le formulaire d'adhésion Tally devrait maintenant apparaître sur votre page, prêt à être rempli par les nouveaux membres.
3️⃣ Gérer les réponses et intégrer avec Notion
- Suivi des soumissions : Toutes les réponses soumises via Tally peuvent être automatiquement envoyées vers une base de données Notion grâce à la connexion directe entre Tally et Notion. Cela vous permettra de connecter le formulaire à votre base de données “Membres” et d’obtenir les nouvelles inscriptions directement au bon endroit.
- Automatisation des tâches : Utilisez les automatisations pour créer des tâches de suivi, envoyer des e-mails de bienvenue ou ajouter les nouveaux membres à vos newsletters.
En bref
Notion est un outil puissant et polyvalent qui peut transformer la gestion de vos membres et bénévoles en une tâche beaucoup plus simple et efficace. En centralisant les informations, en facilitant la collaboration et en offrant des fonctionnalités de personnalisation avancées, Notion vous aide à mieux gérer votre association et à maximiser l'engagement de vos membres et bénévoles. Adoptez Notion dès aujourd'hui et découvrez comment cet outil peut contribuer au succès de votre organisation.
L'intégration d'un formulaire d'adhésion Tally sur votre site web simplifie grandement le processus d'inscription pour les nouveaux membres et bénévoles. En centralisant les données dans Notion, vous pouvez gérer efficacement toutes les informations de vos membres, améliorer la communication et assurer un suivi optimal. Tally et Notion, combinés avec Super, offrent une solution complète et intégrée pour gérer les adhésions de votre association.
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